مدیریت نیروی انسانی در عصر امروز

واحد مدیریت نیروی انسانی

با توجه به پیشرفت علم و تکنولوژی و افزایش بکارگیری اینترنت، رایانه و نرم افزارهای سازمانی، واحد مدیریت نیروی انسانی هم باید هم گام با سایر علوم پیش رود و فناوری نوین را جایگزین روشهای سنتی کند و در حقیقت مدیریت این واحد باید توسعه منابع انسانی را بر محور فناوری اطلاعات به سمت پیشرفت سوق دهد.

و بزودی شاهد خواهیم بود اگر سازمانی خود را با این تغییرات همراه نسازد ادامه رقابت در دنیای فعلی را نخواهند داشت.

در این مقاله سعی شده با توجه به اهداف و وظایف واحد مدیریت منابع انسانی  راهکارهای را جهت بکارگیری علوم نوین الکترونیکی برای دو بخش ((جذب و استخدام)) و ((آموزش و بهسازی)) ارائه دهم و امیدوارم که صاحب نظران و دانشجویان رشته مدیریت منابع انسانی برای ارتقاء جایگاه این واحد مدیریتی در سازمان با بکار گیری علوم نوین و فناوری اطلاعات کوشش کنند و بتوانند الگوی اداری جدیدی را در سازمانها پیاده سازی کنند که همراه با افزایش کارآئی نیروی انسانی و صرفه جوئی در منابع مالی باشد و همچنین امکان دسترسی سریعتر به نیازهای نیروی انسانی سازمان را مهیا کند.

1- الگوهای سنتی و مدرن در مدیریت منابع انسانی

دپارتمان منابع انسانی، و مدیریت این واحد باید با استفاده از سیستم های الکترونیکی بتواند کلیه امور اداری مرتبط با نیروی انسانی سازمان را با ایجاد الگوهای جدید در این واحد مدیریتی انجام دهد به نحوی که کمترین میزان اتلاف وقت و همچنین تحرک را برای نیروی انسانی داشته باشد یعنی الگوهای جدید نوعی طراحی شوند تا نیروی انسانی بدون ترک محل کار خود و با استفاده از رایانه کلیه عملیات اداری خود را انجام دهد و از مقررات، دستورالعملها، بخشنامه ها و برنامه های آموزشی و سایر اخبار سازمان مطلع شود و همچنین بتواند توانائی های علمی، فنی و تخصوصی خود را افزایش دهد.

در روش سنتی نیروی انسانی برای انجام کلیه امور پرسنلی از قبیل دریافت فیش حقوق ماهیانه، ارائه درخواست مرخصی، اطلاع از احکام سازمانی، بخشنامه ها و شرکت در کلاسهای آموزشی ضمن خدمت میبایست محل کار خود را ترک و مستقیماً با مراجعه به واحد منابع انسانی اقدام به انجام امور می نمودند که موجب اتلاف وقت و پایین آمدن کارآئی بویژه در سازمانهای بزرگ را در بر داشت.

 لذا ضرورت دارد مدیریت منابع انسانی با بکار گیری از سیستم های الکترونیکی و رایانه و شبکه های داخل سازمانی و سایر امکانات نرم افزاری و سخت افزاری به اهداف سازمانی خود برسد.

2- مدیریت منابع انسانی ( فرایند  –  اهداف –  وظایف )

مدیریت منابع انسانی به معنای درک اهمیت منابع انسانی یک سازمان است که به برتری سازمان، توجه به مشتری، کارآفرینی، کیفیت و نظایر آن شکل و معنا میبخشد. در حقیقت رشد و پرورش و افزایش سطح توانائی های  و سازماندهی نیروی انسانی یک سازمان جهت رسیدن به اهداف سازمان در دیدگاه و سطح فکری مدیریت منابع انسانی خلاصه شده است و این سطح مدیریتی در شکست و پیروزی سازمان سهم بسزائی دارد.

2-1- فرایند مدیریت منابع انسانی :

بطور کلی می توان گفت مدیریت منابع انسانی عبارتست از :

* جذب و استخدام  

* آموزش و بهسازی 

* بکارگیری و انتصاب 

* نگهداشت منابع انسانی در جهت تحقق اهداف سازمانی

این چهار فرایند، فرایندهای اساسی مدیریت منابع انسانی می باشد که باید الگوها، سیستم ها و روشها برپایه این فرایندها طراحی شود.

2-2- وظایف مدیریت منابع انسانی :

حال باید بدانیم وظایف مدیر منابع انسانی در یک سازمان چیست ؟

این وظایف عبارتند از :

* تجزیه و تحلیل شغل    

* طراحی شغل و طبقه بندی مشاغل  

* برنامه ریزی منابع انسانی  

* جذب و استخدام   

  * سیستم اطلاعات منابع انسانی

 * تنظیم روابط کار                

 * اجتماعی سازی     

* ارزیابی عملکرد      

* حقوق و دستمزد   

 * انضباط      

 * پژوهش در مشاغل نیروی انسانی 

* ایمنی و بهداشت          

* پاداش

هر یک از موارد بالا به تنهائی میتواند موضوعی برای تحقیق و مطالعه باشد که ما در این مقاله بصورت فهرست وار جهت یادآوری وظایف مدیریت منابع انسانی بیان کردیم تا بتوانیم در خصوص طراحی الگوهای جدید و مدرن این موارد را بکار گیریم.

2-3- اهداف مدیریت منابع انسانی :

تمام فعالیتهای مدیریت منابع انسانی برای رسیدن به اهداف زیر است :

* بهره وری بیشتر    

* رضایت شغلی بیشتر   

 * بهبود کیفیت زندگی کاری       

* افزایش انگیزه   

* تحقق اهداف سازمان

اهداف اساسی مدیریت منابع انسانی حصول نتایج مطلوب از تلاش‌های جمعی کارکنان سازمان است که می‌تواند سازمان را به اهداف اساسی سازمان برساند.

پس از بررسی کلیاتی در خصوص اهداف و وظائف مدیریت مابع انسانی میخواهیم نحوه ارتباط این اهداف و وظائف را با علوم نوین سیستم های الکترونیکی و رایانه ای بررسی کنیم.

3- نگاهی مختصر  به مراحل اولیه ایجاد و پیدایش یک سازمان :

در هر سازمانی پس از انجام امور حقوقی و اولیه، هیئت مدیره سازمان اقدام به طراحی چارت سازمانی می کند و در این چارت سازمانی ارتباط بین واحدها، بخش ها و واحدهای مدیریتی مشخص میشود، سپس مدیریت منابع انسانی با توجه به اهداف سازمان و نوع تولید و خدمات  سازمان شرح وظایف نیروهای خود را مشخص می کند و بعد از آن با محاسبه حجم کار، خدمات یا تولید اقدام به استخدام و جذب نیرو جهت واحدهای سازمان می کنند،

که از این مرحله نیاز به تامل بیشتر بین مدیریت منابع انسانی و نیروی انسانی احساس می شود و در سازمانهای بزرگ و پیچیده که نیروی انسانی آنها در نقاط مختلف در حال انجام وظیفه هستند و پراکندگی سازمان همراه با بعد مسافت همراه است و یا حجم نیروی انسانی بالا است این نیاز یعنی تامل مداوم بیشتر احساس می شود که بکار گیری سیستمهای الکترونیکی، رایانه ای و نرم افزاری و شبکه های الکترونیکی سازمانی این احساس نیاز را تا حد زیادی برطرف خواهد کرد.

4- بکارگیری از سیستمهای الکترونیکی و فضاهای مجازی در فرایندهای مدیریت منابع انسانی :

یکی از مهمترین ابزار کار در این قسمت وجود یک شبکه رایانه ای قوی در درون سازمان است و همچنین یک وب سایت اینترنتی جهت ارتباط و تامل با افراد خارج از سازمان، البته امروزه در همه سازمانها بدون این امکانات انجام کار غیر ممکن است و ارتباطات خارج از سازمان بدون دسترسی به رایانه و اینترنت پایدار تقریباً بی معنا است.

4-1- جذب و استخدام :

یکی از مهمترین فرایندهای مدیریت منابع انسانی جذب و استخدام نیروی انسانی مورد نیاز سازمان میباشد. امروزه با توجه به نیاز لحظه ای به نیروی انسانی مجرب باید در تمام مدت به نوعی با افراد جویای کار در تماس باشیم و دائماً اطلاعات و سوابق علمی و حرفه ایشان را بررسی نمائیم تا در هر زمان که هر یک از واحدهای سازمان درخواست نیاز به نیرو کند، مدیران منابع انسانی بتوانند در کمترین زمان  با کمترین هزینه نیروی مناسب آن واحد را تامین کنند.

برای این منظور لازم است مدیریت منابع انسانی با  ایجاد فضای در وب سایت سازمان جهت جذب نیروهای مورد نیاز اقدام کند و اجازه دهد تا افراد اطلاعات شخصی، علمی و سوابق حرفه ای و توانائی های شغلی خود را ثبت کنند و همچنین بتوانند اطلاعات خود را بروز رسانی کنند.

با تهیه نرم افزار کنترلی با ارسال پیامهای الکترونیکی از قبیل ایمیل و یا پیغام کوتاه تلفن همراه از افراد بخواهند به صفحه اطلاعاتشان مراجعه و اطلاعات خود را تکمیل کنند. بدین نحو مدیریت منابع انسانی با آنالیز اطلاعات وارده، لیست کاملی از نیروهای آماده بخدمت در دست دارد و در کوتاه ترین زمان میتواند اطلاعات را استخراج و تحلیل کند و نیروهای انسانی مورد نیاز را تامین نماید.

با استفاده از این روش بجای روشهای سنتی از قبیل انتشار آگهی استخدام در جراید و چاپ فرم استخدام و ایجاد بایگانی و نگهداری اطلاعات افراد به مقدار زیادی از هزینه های سازمان کاسته میشود و در ضمن میزان بهره گیری از اطلاعات افزایش می یابد. بعد از استخراج و تجزیه و تحلیل اطلاعات دریافتی افراد، نیروهای مورد نظر جهت مصاحبه استخدامی دعوت میشوند.

در این مرحله کارشناسان واحد منابع انسانی میتوانند با مصاحبه و انجام آزمونهای لازمه که بسیاری از این آزمونها را میتوان با ایجاد فضاهای مجازی و الکترونیکی توسط رایانه انجام دهند که در این صورت توانائی افراد در بکارگیری از رایانه و میزان آشنائی آنها با سیستم های الکترونیکی نیز مورد تحلیل قرار میگیرد.

در این سیستم همه افراد جویای کار دارای نام کابر و رمز عبور هستند و می توانند از نتایج مصاحبه و روند مراحل استخدامی خود مطلع شوند. با استفاده از این روش بجای روش سنتی از مکاتبات و ارسال از طریق پست جهت تکمیل پرونده و سایر امور جلوگیری میشود و علاوه بر افزایش سرعت ارتباطات با افراد از هزینه های سازمان نیز کاسته میشود.

4-2- سیستم اطلاعات منابع انسانی :

در واحد مدیریت منابع انسانی از اطلاعات منابع انسانی جهت بهسازی نیروی انسانی، آموزش، ارزشیابی، برنامه ریزی و سایر امور اداری مرتبط با سازمان مورد استفاده قرار میگیرد. در یک “سیستم اطلاعات منابع انسانی” اطلاعات زیر را در بر خواهد گرفت :

* اطلاعات شخصی افراد  

* وضعیت تحصیلی و علمی و مهارتی       

* سوابق حرفه ای و شغلی                      

* نتایج مصاحبه های استخدامی اولیه

* پرداخت ها، حقوق و مسائل مالی                 

* اطلاعات بهداشتی، سلامتی و پزشکی

* شکایات 

* حضور و غیاب               

* نتایج ارزشیابی عملکرد کارکنان

* تاریخچه پرسنلی     

* اطلاعات ضروری دیگر

* اطلاعات شغلی، شرح شغل، مشخصات شغلی و شرح وظایف

در بعضی از سازمانها با توجه به نوع خدمات و تولیدات نیاز به اطلاعات دیگری میباشد که در این مجموعه گنجانده میشود.

اگر بخواهیم تعریفی را برای “سیستم اطلاعات منابع انسانی”  داشته باشیم میتوانیم بگوییم :

“یک سیستم اطلاعات برای جمع آوری، ذخیره، نگهداری، بازیابی داده های مورد نیاز یک سازمان از کارکنانش و هم چنین برای کمک به برنامه ریزی، امور اداری، تصمیم گیری و کنترل فعالیت های مدیریت منابع انسانی.”

این سیستم اطلاعاتی در حقیقت ابزاری است برای نگهداری سوابق و بایگانی اطلاعات نیروی انسانی ولی نه بصورت سنتی و غیر کارآمد بلکه همیشه در دسترس مدیران و کارشناسان واحد منابع انسانی است و کلیه امور اداری، فرایندهای سازمانی و وظایف این واحد در کنار این سیستم گنجانده شده است.

پس اگر بخواهیم با الگوهای مدرن اداری فعالیت هایمان را تطبیق دهیم و از الگوهای سنتی و نا کارآمد فارغ شویم نیاز به سیستم اطلاعات منابع انسانی جامع و کامل و با سهولت در کاربری می باشد.

4-2-1- ایجاد بانک اطلاعاتی برای نیروی انسانی :

حال مراحل ابتدائی استخدام و جذب نیروی انسانی مورد نیاز سازمان صورت گرفته در این مرحله باید برای نیروی انسانی بانک اطلاعاتی را ایجاد کنیم و تمام اطلاعات شخص را در آن ثبت کنیم و پس از تشکیل پرونده حکم سازمانی فرد استخدام شده را تهیه میکنیم و با توجه به آن شرح وظایف و موقعیت سازمانی نیروی انسانی را مشخص کرده و در سیستم اطلاعاتی ثبت میکنیم و تمام درخواستها و احکام نتایج کمیته های اجرائی مستیقماً در این سیستم ثبت می شود.

ضمناً برای ایجاد پل ارتباطی نیروی انسانی با واحد منابع انسانی برای تمام کارکنان امکان دسترسی الکترونیکی ایجاد میشود تا در هر لحظه امکان تماس با این واحد را داشته باشد. برای این منظور با ایجاد یک سیستم الکترونیکی و همچنین پست الکترونیکی امکان ارتباط ایجاد میشود.

4-2-2- طراحی الکترونیکی فرایندهای اداری و سازمانی :

در این مرحله باید کلیه فرمها و دستورالعملهای مورد نیاز نیروی انسانی در سیستم قرار داده شود تا در موقع نیاز بصورت آنلاین بتوانند فرمها و درخواستها را تکمیل کرده و به واحد مربوطه ارسال دارند. به همین ترتیب نیز واحد مدیریت منابع انسانی نیز میتواند برای اطلاع رسانی از آخرین مقررات و رویه ها توسط ارسال پست الکترونیکی افراد را مطلع کند.

در این قسمت بسیاری از امور اداری که به نوعی نیروی انسانی بطور مستمر با آن در گیر است گنجانده میشود که میتوان موارد زیر را نام برد :

• ارسال درخواست مرخصی و دریافت نتیجه آن و اطلاع به سایر واحدهای تابعه.

• ابلاغ احکام ماموریت، انتصابها، ارتقاء ها، انتقال و . . .

• ارسال فیش حقوق و مزایای ماهیانه و جزئیات آن.

• ابلاغ اخطاریه و احکام تشویقی و انعکاس نتایج بررسی شکایت.

• بخشی برای ارائه معرفینامه و گواهی های لازمه نیروی انسانی.

• بخش اطلاع رسانی در خصوص قوانین و مقررات جدید و سایر اخبار سازمانی.

• فرمهای آنلاین جهت ارزشیابی کارکنان و خدمات.

• فرمهای انتقاد، پیشنهادات و پیگیری اینگونه موارد.

• حضور و غیاب و کنترل آنلاین افراد سازمان.

و همچنین سایر موارد با توجه به نیاز مدیریت منابع انسانی میتوان در این بخش در نظر گرفت.

4-3- نظام آموزش و بهسازی نیروی انسانی :

نیروی انسانی کاراء و توانا  یکی از مهمترین عوامل رساندن سازمان به اهدافش بحساب می آید زیرا آموزش، نیروی انسانی را در درک و اجرای سیاستهای سازمانی یاری میدهد و باعث پیوستگی و انسجام بین افراد سازمان میشود و کارکنان را در تطبیق خود با تغییرات یاری میدهد و باعث ارتقاء مهارتهای افراد میشود و مسیر رشد آتی کارآموز را فراهم میکند و آموزش مداوم و برنامه ریزی شده هزینه های مشاوره را کاهش میدهد.

لذا آموزش های کوتاه مدت و بلند مدت مداوم و مستمر در استراتژی مدیران منابع انسانی جایگاه ویژه ای دارد ولی یکی از مسائلی که در بسیاری از موارد موجب نبود نظام آموزشی مستمر و کارآمد در سازمانها میشود هزینه بر بودن و وقت گیر بودن اینگونه نظامهای آموزشی میباشد.

ولی امروزه در بسیاری از سازمانهای بزرگ و موسسات باید اینگونه دوره آموزشی وجود داشته باشد تا بتوانند توانائی نیروهای خود را افزایش دهند و هم ارزشیابی مستمری از افراد درون سازمان داشته باشند به همین جهت بسیاری از دورهای کوتاه مدت و بلند مدت را بصورت مجازی و آنلاین برگزار میکنند تا کارکنان سازمان در زمانهای آزاد بتوانند از این دورهها بهره ببرند.

در این سیستم، امکان دسترسی به کتابهای الکترونیکی و فیلمهای آموزشی مهیا میباشد و همچنین با استفاده از اسلایدهای آموزشی و فایلهای صوتی و تصویری میتوان با کمترین هزینه در زمانهای خالی افراد این سیستم آموزشی را پیاده کرد. و کارکنان میتوانند در طول دوره آموزش سئوالات و مشکلات خود را در خصوص دورهای آموزشی برای مربیان خود ارسال و از طریق سیستمهای الکترونیکی از پاسخ آن مطلع شوند

.  به منظور ارزشیابی افراد شرکت کننده در دوره آموزشی میتوان با اعلام جدول زمانبندی از افراد سازمان خواسته شود در آزمون  ارزشیابی دوره در تاریخ های خاصی شرکت کنند و از همین طریق هم در جریان نتیجه ارزشیابی قرار گیرند.

بدین ترتیب بدون اینکه وقفه ای در کار کارکنان سازمان ایجاد شود و  سازمان متحمل هزینه های برگزاری دورهای آموزشی شود میتوانند به اهداف آموزشی و بهسازی نیروی انسانی خود دست یابند.

نتیجه گیری :

دنیای امروز همراه با تغییرات پرشتاب به سمت آینده در حرکت است و سازمانهائی در این دنیا میتوانند به بقاء خود ادامه دهند که با تکنولوژی روز و شانه به شانه با سایر رقبا حرکت کنند، با توجه به اینکه نیروی انسانی بعنوان مهمترین نیروی محرکه سازمانها مطرح هستند و اتلاف وقت نیروی انسانی برای انجام کارهای روزمره پرسنلی موجب کاهش بازدهی سازمان میشود لذا بکارگیری علوم نوین و سیستمهای الکترونیکی می تواند از اتلاف وقت نیروی انسانی کاسته و بازدهی سازمان را افزایش دهد.

یکی دیگر از مواردی که موجب افزایش راندمان سازمانها میشود آموزش و بهسازی نیروی انسانی است. با توجه به اینکه پیوستگی و استمرار برگزاری دورهای آموزشی اثرات مطلوبی بر وضعیت نیروهای انسانی خواهد داشت ولی در بسیاری از سازمانها برنامه ریزی آموزشی همراه با مشکلاتی میباشد و موجب افزایش هزینه های جاری سازمانها میشود لذا با توجه به تکنولوژی جدید آموزش از راه دور و آموزش مجازی میتوان بدون متوقف کردن فعالیت افراد در سازمان از دوره های آموزشی بهره های لازم را برد با کمترین هزینه و بدون تاثیر در راندمان و بازدهی سازمان و در جهت اهداف و رسیدن به چشم انداز کلان سازمان.

مدیریت گروه مشاوره سیدی با کمک جمعی از متخصصین عرصه مدیریت و بازار با تحلیل شرایط روز بازار ایران و همراهی با متولیان اصناف در گرایش‌های مختلف. مفتخر به کسب دستاوردی نو و اثربخش در زمینه‌های مدیریت، برنامه ریزی چرخه فعالیت، تحقیقات بازار و فروش یکپارچه جهت ارتقاء کسب و کار گردیده است.

هدف از خدمات این گروه مشاوره، کمک به چرخه های اقتصاد صنایع کوچک و متوسط می‌باشد!

گروه مشاوره سیدی سابقه همکاری با واحدهای خدماتی و صنعتی متفاوتی را در رزومه فعالیتی و پژوهشی خود دارد. آنچه در گروه مشاوره سیدی انجام می‌شود، خلق، پرورش، ظهور وعملیاتی سازی ایده، ایجاد کسب و کار، رشد کسب و کار تا مرحله شکوفایی می‌‌باشد.

شماره تماس: 09-88288307-021

---

برای دانلود مقاله اینجا کلیک کنید

---