شرایط امـروز اقتصاد جهانی بی تردید لازمه بقای بنگاه ها و نهادهای خدماتی مجهز شدن به نظام ها و سازوکارهای مدیریت استراتژیک هزینه در (تولید کالا و خدمات ) با قیمت های قابل رقابت و پاسخگویی سریع به فرصتها است. سازمان های تولیدی و خـدماتی برای تداوم حیات اقتصادی خود ناگزیر باید با کاهش هزینه و سبک کردن بار حبس سرمایه ها و توجه به مشتری مداری حرکت خود را برنامه ریزی کنند.
سازوکارهای مدیریت استراتژیک
برای کاهش هزینه روشهای گوناگونی پیشنهاد شده است که قبل از هر چیز شناسایی عوامل قابل کاهش ضروری است. یـکی از عوامـل مـوثر در افزایش هـزینه ها وجود شـکافهای اسـاسی در داخل سازمـانها است.
شـکاف بین مشتری و سازمان، شکاف بین سازمان و تامین کننده، شکاف بین سیستم مالی و سیستم فنی و شکاف بین استراتژی و تاکتیک سایر شکاف هایی که هر سازمان متناسب با چرخه های داخلی امکان مواجهه با آنها را دارد .
مدیران ارشد همواره نسبـت به ارقام و نـتایج مالی حساس می باشند. امروزه مدیران میدانند که کیفیت به سود آوری کمک می کند، لذا لزوما نباید یکی را فدای دیگری کنند. رویکردهای نوین بهبود، تلاش می کنند که هزینه های شکست را حذف کرده و هزینه های ارزیابی حین فرآیند را به حداقل کاهش دهند.
اما با هزینه کردن درست و به موقع و مدیریت استراتژیک آن در مرحله پـیشگیری، با کمترین هزینه بیشترین کیفیت حاصل می شود. گسـل های بین سیسـتم های مالی و سیـستم های فنی موجـب تقویت این سوء برداشـت می شود که کیفیت بالاتر بدون افزایش در هزینه ها ممکن نیست و بالعکس کاهش هزینه ها منجر به صدمه دیدن کیفیت خواهد شد.
این تبعات ناشی از شکاف بین سیستم مالی وفنی است. مشابه این تبعات در شکاف بین سازمان و مشـتریانش قابل کشف است.
واقعا جای تعجب است وقتی می بینیم سازمانها چقدر پول خرج می کنند که مشتری را جذب کنند، اما چـقدر کم تلاش می کنند که مـشتریان را حـفظ نمایند.
با بهره گیری از مدیریت استراتژیک هزینه به شدت از نیاز به تبـلیغات زیاد جهت جذب مشتریان کاسته خواهد شد. از طرفی سازمانها باید دقت کنند که هر مشتری ناراضی چندین مشتری بالقوه سازمان را از راه جدید آنها منصرف می کند.
در شکاف بین سازمان و تامین کننده نیز مشابه همین تبعات قابل اشاعه می باشد و با ارتقای بهره وری می توان افزایش قیمتهای عوامل راجبران کرد.
برای مدیریت استراتژیک هزینه بر عواملی نظیر حذف موانع فرهنگی و قانونی تاکید شده و توجه به مسائلی مـانند ضرورت باور جدی مـدیران به کاهـش هـزینه، ایـجاد تـحول در ساز و کار سـازمان، تداوم آموزش اصلاح اخطارهای کار، نگاه جدی به مدیریت هزینه، کاهش شکاف نقدینگی، متعادل کردن هزینه و ارزش ایجاد سرمایه اجتماعی و …توصیه می شود.
همـچنین برای صرفه جـویی و کاهش هـزینه باید ضـمن به هم زدن قوانین و سـاختارهای مـوجود نگاه مدیریت استراتژیک به کاهش هـزینه داشت. مدیران باید به این باور برسند که کاهش هزینه یک تهدید نیست بلکه فـرصتی است که ظـرفیتهای ناشناخته سازمان را در مـسیر حذف اتلافها و بلوغ پتانسیل ها فعال می کند و در نهایت درهای بازار رقابتی را به روی سازمان می گشاید.
بحث مدیریت استراتژیک
الف- زمانی که ما ازطریق صرفه جویی در مصرف منابع، می خواهیم به کاهش هزینه برسیم.
ب- وقـتی که از طریق ارزان کردن منـابع به دنبال کاهش هزینه هستیم.
مـورد اول از مـقوله بــهره وری است، یـعنی ما دنـبال این هسـتیم که با صرف مـنابع کـمتر همــان ارزش یا ارزش بیشتری تولید کنیم و در واقع بهره وری مان را می خواهیم بالا ببریم. نکـته دیگـر اینکه در شرایط تورم، افـزایش هـزینه به هر صـورت اتفاق می افتد و این مسئله خارج از کنترل مدیریت است.
در پاسخ به این سوال که چه نوع هزینه هایی را باید در فرآیند اجرای استراتژی کاهش هزینه ها مورد توجه قرار داد باید بگوییم که مهمترین سرفصل هایی که در این ارتباط می تواند مورد توجه سازمانها قرار گیرد، به این شرح خلاصه می شود:
- استفاده بهینه از تمامی ظرفیتهای خدماتی و تولیدی و اعمال مدیریت صحیح نگهداری و تعمیرات روی کلیه تجهیزات موجود در کارگاه های مختلف
- آموزش و توسعه فرهنگ رشد و بهره وری و هدفمند کردن نیروها به سمت بهبود شاخصها از طریق گروههای بهبود و غیره
- مدیریت استراتژیک بر هزینه های خواب سرمایه
- مدیریت استراتژیک بر هزینه های انرژی و اتلاف سایر منابع
- مدیریت روی کاهش ضایعات منابع سازمانی، مواد اولیه و قطعات
- ارتقای سطح کیفیت
- بهبود فرآیند و ارتقای سطح ارائه خدمات در جهت افزایش سرعت، دقت و پاسخگویی به نیازمشتریان
- نگرش فرآیندی به ساختار سازمانی (انجام مهندسی مجدد در سازمان)
- توجه بیش از پیش به سیستم های اطلاعاتی و گردش اطلاعات در سازمان برای سرعت و دقت بخشیدن به تصمیمات
- شناسایی و حذف فعالیتهای بدون ارزش افزوده، فعالیتهای موازی و دوباره کاریها
- کاهش سهم نیروی انسانی بخشهای ستادی به اجرایی و تولیدی
- فعال کردن نظام پیشنهادها، ترویج کارگروهی و ایجاد نظام ارزیابی و انگیزشی مناسب در سازمان
- عارضـه های مـزمن را با مـعالجات عمومی نمی توان مـداوا کرد.
- حتی اگر علت اصلی نیز از بین رفته باشد، خود عارضه تـبدیل به عـلت شده و بیمـارگـونگی در رفتارها و شیـوه های عملکرد مدیریتی، عارضه های مدیریتی ایجاد می کند که گران تمام شدن خدمات یا کالاها یکی از آنها است .
مدیریت استراتژیک هزینه سازمان ها
موسسات تولیدی باید با کاهش هزینه وسبک کردن بار حبس سرمایه ها و هماهنگ شدن با قواعد از نوع مـشتری مداری تبدیل به سازمانهایی پویا و سـریع شده و حرکت خود را موزون تر کنند. مــتاسفانه بی تفاوتی مـسئولان و کند بودن تصمیم گیری در به کارگیری نظام های مدیریت هزینه باعث گرانی کالاهای تولیدی و خدمات ارائه شده می شوند.
باید توجه داشت که گران تمام شدن کالاها به لحاظ حبس منابع تنها مشکل درونی نهادها نیست، بلکه تبعات اقتصادی و اجتماعی بسیار جدی تر دارد.
یافـته های تحـلیلگـران در سـطح کلان نـشان مـی دهد که قرار گـرفتن در زنـجیره ارزش سازمان در جـهت توسعه و رشد اقتصاد از ضرورتهای اساسی است ولی اگر قرار باشد یک حلقه ضعیف در کنار حلقه های پویا قرار گیرد، مسلما بازدارنده بوده و منجر به ضعف بیشتری می شود.
تجهیز نهادهای خدماتی یا تولیدی به نظامها و سازوکارهای مدیریت استراتژیک هزینه و تولید کالاها و خدمات باقیمتهای قابل رقابت و پاسخگویی سریع به فرصتها، لازمه بقای نهادهای تولیدی و خدماتی است.
مدیریت استراتژیک کاهـش هـزینه می تواند با ایجاد قدرت و توانمندی درونی و فراهم کردن شرایط رقابتی، استفاده از فرصتهای بیرونی را برای نهادهای خدماتی یا تولیدی میسر سازد.
نکته قابل تاکید دیگر این است که روند تحول سازمانها از مدیریت استراتژیک می گذرد. هر سازمانی زودتر در این مسیر قرار بگیرد و خود را متحول کند افزایش سودآوری خواهد داشت.علاوه بر این منابع مالی برای پرداخت پاداش به کارکـنان هم افزایش پیدا میکند. بنابراین مسیر پیشرفت و افزایش سودآوری از طریق مدیریت و کاهش هزینه ها است.
اگر برخی از فعــالیتهای فاقد ارزش افـزایی را حــذف کنیـم مــمکن است چند نفر بــیکار شوند ولی آنها به سمــت کارهایی می روند که ارزش زا اســت و باعث افزایش درآمــدشان می شود و از این طریق سطح درآمد ملی کشور بالا می رود.
مهمترین مزیت بادوام و قابل اتکای شما آرمان و چشم انداز شماست. مزیت و توانمندی یک سازمان طی یک دوره زمانی پـدید می آید و قطــعا از ابتدا این گونه نبوده است.
مسلما در حال حاضر بسیاری از سازمانهای کشور در مقایسه با سازمانها و نهادهای پیشرفته مزیت رقابتی و توانمندی قابل اتکایی ندارند اما مثل بنگاههای کشورهای دیگر موسسات ما می توانند طی یک فرآیند و دوره زمانی برای خودشان مزیت و توانمندی رقابتی خلق و ایجاد کنند.
یــکی از روشهـــای اصــلی تولید مــحصولات و خدمات کم هــزینه و رقابــتی اجرای دقیق و جدی مدیریت هزینه و کاهش هزینه ها است. نقطه شروع از همان هزینه هایی است که شما بر آن مدیریت می کنید. این مثل یک موج به تامین کنندگان مختلف بسط پیدا میکند تا جایی که شما به هزینه های محیطی و مدیریت و کاهش آنها خواهید رسید.
خلاصه کلام اینکه نباید نگران تبعات اجــتماعی کاهش هزینه باشیم. تمام آثار آن مثــبت است و در واقع مدیریت و راهبری هزینه مسیری به سوی پیــشرفت و موفقیت بنگاههای اقتصادی کل کشور ماست.
دلایل شکست در مدیریت استراتژیک کاهش هزینه
در بسیاری از موارد مدیریت استراتژیک کاهش هزینه ها به شکست منجر می شود. دلایل متعددی برای شکست ها وجود دارد که از رایج ترین آنها می توان این موارد را بیان کرد:
- پایبـند نبودن مدیران در سطوح ارشد و میانی به مدیریت استراتژیک کاهش هزینه. درصورتیکه در قبال استراتژی کاهش هزینه تعهدی وجودن داشته باشد، مدیران و کارکنان به آن به عنوان یک دغدغه زود گذر نگاه می کنند.
- عدم شناخت عوامل مدیریت استراتژیک کاهش هزینه به طور مناسب. تمرکز براین نکته که باید کارکنان شرکت کاهش یابد بدون توجه به خدماتی که آنها ارائه می دهند، بدون توجه به نقش حیاتی آن افراد در نیل به اهداف سازمان مسلما سازمان را دچار مشکل خواهد کرد. کاهش هزینه موفق نیاز به روشی دارد تا عوامل قابل کاهش را به نحو مناسب شناسایی کند، عواملی که فاقد ارزش افزوده باشند.
هنگامی که صحبت از کاهش هزینه هاست، غالبا فعالیتهای پشتیبانی (هزینه های غیرمستقیم) مورد توجه قرار می گیرند.
برای آنکه هزینه های غیرمستقیم به طور موفق کاهش یابند نیاز به اتخاذ رویکردی مناسب دارند تا اهمیت خدماتی را که هر بخش پشتیبانی بر استراتژی واحد تجاری و آینده دارد تعیین کند. این مسئله باعث می شود تا مدیریت، سربار را در بخشهای غیرحیاتی کاهش دهد و منابع را به سوی زمینه های کلیدی هدایت نماید.
- نبود معیار مناسب برای اندازه گیری میزان موفقیت اجرای مدیریت استراتژیک کاهش هزینه، از عوامل دیگری است که باعث شکست استراتژی کاهش هزینه می شود.
اصولا مدیران سعی می کنند تا عملکرد خود را هموار نشان دهند و این مسئله در همه سطوح مدیریت دیده می شود. مدیران ارشد در مقابل سهامداران با هموارکردن سود عملکرد خود را هموار نشان می دهند و مدیران سطح میانی نیز با دستیابی به ارقام بودجه عملکرد خود را هموار می کنند. - هنگامی که معیارهای اندازه گیری مناسب نباشند در آن صورت به ظاهر به اهداف کاهش هزینه دست یافته اند اما در کنار آن هزینه های دیگری بر شرکت تحمیل شده است. مقبولیت نداشتن استراتژی کاهش هزینه در بین افراد سازمان نیز از عوامل دیگر شکست است. وقتی به صورت ناگهانی مزایایی قطع شده یا افرادی اخراج شوند، مسئولیت پذیری افراد برای کاهش هزینه سازمان کم می شود.
- شکل دادن به وجدان سازمانی که به ریخت و پاش ها و اتلافها توجه کند نکته مهمی در فرآیند کاهش هزینه ها است. در سطح سازمان مدیریت هزینه قدم اول است که در دو دیدگاه صرفه جویی به عنوان یک بینش و دید استراتژیک که همان اصلاح روابط، ساختارها و الگوی فکری و رفتاری است، باید مدنظر قرار گیرد.
مدیریت گروه مشاوره سیدی با کمک جمعی از متخصصین عرصه مدیریت و بازار با تحلیل شرایط روز بازار ایران و همراهی با متولیان اصناف در گرایش‌های مختلف. مفتخر به کسب دستاوردی نو و اثربخش در زمینه‌های مدیریت، برنامه ریزی چرخه فعالیت، تحقیقات بازار و فروش یکپارچه جهت ارتقاء کسب و کار گردیده است.
هدف از خدمات این گروه مشاوره، کمک به چرخه های اقتصاد صنایع کوچک و متوسط میباشد!
گروه مشاوره سیدی سابقه همکاری با واحدهای خدماتی و صنعتی متفاوتی را در رزومه فعالیتی و پژوهشی خود دارد. آنچه در گروه مشاوره سیدی انجام می‌شود، خلق، پرورش، ظهور وعملیاتی سازی ایده، ایجاد کسب و کار، رشد کسب و کار تا مرحله شکوفایی میباشد.
شماره تماس: 09-88288307-021